Uitval van een bestuurder of manager: doen of eerst denken?
Uitval van een algemeen directeur of manager komt in de praktijk vaker voor dan we zouden willen. Ziekte, plotseling vertrek of persoonlijke omstandigheden kunnen maken dat een sleutelpositie van de ene op de andere dag vacant is.
In de acute zorg ontstaat dan vrijwel direct de neiging om het probleem op te lossen door te doen. Zeker huisartsen zijn proactief, oplossingsgericht en gewend verantwoordelijkheid te nemen. Dat is een kracht — maar in bestuurlijke context kan het ook risico’s met zich meebrengen.
Informeel waarnemen: logisch, maar niet zonder gevolgen
In veel organisaties worden bij uitval taken informeel verdeeld:
een collega-bestuurder neemt “even” zaken waar;
een manager pakt taken erbij;
besluiten worden genomen op basis van gewoonte of noodzaak.
Hoewel dit begrijpelijk is vanuit continuïteit, roept het belangrijke vragen op:
wie is formeel verantwoordelijk?;
wie is aansprakelijk bij fouten of incidenten?;
wie mag besluiten nemen met juridische of financiële consequenties?
Zonder expliciete afspraken kan onduidelijkheid ontstaan, juist op momenten dat de druk hoog is.
Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid
Verantwoordelijkheid volgt niet automatisch de persoon die het werk uitvoert. Juridisch en bestuurlijk blijven verantwoordelijkheden vaak liggen bij:
de formeel benoemde bestuurder;
de directie;
of het toezichthoudend orgaan.
Wanneer taken worden overgenomen zonder formele vastlegging, ontstaat het risico dat:
besluiten achteraf niet te herleiden zijn;
aansprakelijkheid onduidelijk wordt;
betrokken professionals onbedoeld buiten hun mandaat handelen.
Eerst borgen, dan doen
Juist in situaties van uitval is het belangrijk om eerst te denken en te borgen, vóórdat er wordt gehandeld.
Dat betekent:
expliciet vaststellen welke taken tijdelijk worden overgenomen;
helder maken welke bevoegdheden daarbij horen;
afspreken welke besluiten wel en niet genomen mogen worden;
onderscheid maken tussen wat noodzakelijk is voor continuïteit en wat kan wachten.
Continuïteit is belangrijk, maar zorgvuldigheid is dat ook.
Wat leg je vast — en hoe?
Ook bij tijdelijke oplossingen is vastlegging essentieel. Denk aan:
een korte schriftelijke afspraak (memo of bestuursbesluit);
benoeming van een waarnemer of tijdelijke taakverdeling;
afbakening in tijd en scope;
afspraken over terugkoppeling en evaluatie.
Het hoeft niet complex te zijn, maar het moet expliciet zijn.
Samen verantwoordelijkheid nemen
Deze situaties vragen om gezamenlijk handelen:
betrek bestuur en toezichthouders tijdig;
schakel juridische of bestuurlijke expertise in waar nodig;
voorkom dat één persoon het geheel “opvangt”.
Niet alles hoeft direct opgelost, maar alles moet zorgvuldig overwogen worden.
Reflectie
De reflex om door te pakken is diep verankerd in de huisartsenzorg. Juist daarom is het belangrijk om in bestuurlijke context even pas op de plaats te maken.
Bij uitval van een bestuurder of manager geldt:
niet alles wat kan, moet ook meteen gebeuren.
Eerst denken en borgen is geen vertraging, maar professioneel leiderschap.